Chuyển đổi số trong hoạt động bảo tàng đã trở thành xu hướng tất yếu đối với các bảo tàng trên thế giới, nhằm hiện đại hóa công tác bảo tồn, tăng cường khả năng tiếp cận di sản và hội nhập với xu thế phát triển chung của bảo tàng thế giới trong kỷ nguyên số. Tại Việt Nam, các bảo tàng cũng cần thiết phải có một phòng chuyển đổi số để góp phần quan trọng trong công tác bảo tồn di sản một cách bền vững, thu hút công chúng thế hệ mới và hội nhập quốc tế.
Theo kinh nghiệm của Ba Lan, một quốc gia có hệ thống bảo tàng hiện đại và năng động bậc nhất Đông Âu, việc thành lập phòng chuyển đổi số đã trở thành một phần không thể thiếu trong hoạt động của các bảo tàng. Phòng chuyển đổi số tại các bảo tàng Ba Lan đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ chuyên biệt, bao gồm: số hóa hiện vật, xây dựng và cập nhật cơ sở dữ liệu, đăng tải nội dung lên các nền tảng số, phục vụ cho công tác in ấn, xuất bản, cũng như truyền thông và nghiên cứu.
Một điểm đáng chú ý là tất cả các bảo tàng tại Ba Lan đều được trang bị studio chụp ảnh chuyên nghiệp có diện tích lớn, hệ thống ánh sáng chuẩn bảo tàng và máy ảnh hiện đại với độ phân giải cao. Đây chính là nơi thực hiện việc số hóa chi tiết từng hiện vật, từng tác phẩm nghệ thuật với tiêu chuẩn kỹ thuật cao, đảm bảo tính chân thực và sắc nét khi chuyển sang không gian số. Sau khi hoàn tất khâu chụp ảnh và xử lý hình ảnh, dữ liệu được cập nhật lên hệ thống nền tảng số và tích hợp vào cơ sở dữ liệu số hóa, đây là quá trình lưu giữ toàn bộ hiện vật, hình ảnh, tư liệu của bảo tàng.
Quá trình này là nền tảng quan trọng để chia sẻ hình ảnh các hiện vật đến với các chuyên gia, nhà nghiên cứu, sinh viên và công chúng trong nước và quốc tế. Việc thành lập phòng chuyển đổi số không còn là sự lựa chọn, mà là một yêu cầu cấp thiết đối với các bảo tàng ở Việt Nam, nhằm hiện đại hóa công tác bảo tồn, tăng cường khả năng tiếp cận di sản và từng bước hội nhập với xu thế phát triển chung của bảo tàng thế giới trong kỷ nguyên số.
Tuy nhiên, tại Việt Nam hiện nay, hầu hết các bảo tàng vẫn vận hành theo mô hình truyền thống và chưa có phòng chuyên trách cho chuyển đổi số. Các chuyên gia cho rằng, nếu không có bước nhảy về công nghệ, bảo tàng sẽ tiếp tục lùi lại phía sau, không bắt kịp nhu cầu và tâm lý tiếp cận mới của công chúng. Một rào cản lớn là hầu hết các bảo tàng tại Việt Nam chưa có phòng chuyên trách cho chuyển đổi số.
Việc số hóa hiện vật, nếu có, thường được thực hiện rời rạc, dưới dạng các dự án ngắn hạn, thuê ngoài. Điều này khiến dữ liệu thiếu đồng bộ, không bảo mật, khó duy trì và không phát huy được giá trị về lâu dài. Do đó, việc thành lập một quỹ chuyển đổi số trong lĩnh vực bảo tàng tại Việt Nam là hết sức cần thiết, nhằm tạo ra nguồn lực ổn định để hỗ trợ các bảo tàng từng bước hình thành phòng chuyển đổi số, triển khai số hóa hiện vật, xây dựng cơ sở dữ liệu và phát triển nền tảng trưng bày số một cách bài bản, bền vững.